Kronikk

Halvveis til mål med DIPS Arena

Med DIPS Arena innført i to av fire helseforetak puster vi lettet ut og går sommeren lyst i møte. Helgelandssykehuset og Nordlandssykehuset har tatt i bruk DIPS Arena. Men hvordan har det egentlig gått og hva med resten?

Markering av innføringen av DIPS Arena i Helgelandssykehuset.
Under den offisielle markeringen av Arena innføringen ved Helgelandssykehuset, vanket det gode ord fra ledelsen til prosjektleder Tom Dahlberg. Foto: Kommunikasjonsavdelingen Helgelandssykehuset

Sommerhilsen fra Heidi Johansen, prosjektleder DIPS Arena i nord

En del av noe større

Vi har passert midtsommer og med det også en midtveisevaluering av innføringen av DIPS Arena i Helse Nord i Helse Nord.

Mange års forberedelser har endelig kommet til veis ende. Vi startet innføringene forsiktig med en pilot i Longyearbyen høsten 2020. Det lærte oss mye og ga verdifull erfaring. Barnesykdommer ble ryddet unna både i Arena og i forberedelsene til innføringen ved Helgelandssykehuset som var første helseforetak ut 14. mars. HSYK tok én for laget og brøytet vei for resten av regionen. Og med enda mer erfaring å bygge på gikk stafettpinnen videre til Nordlandssykehuset  9. mai.

To helseforetak med ulike utgangspunkt hva gjelder størrelse, organisering, arbeidsprosesser og registreringspraksis. To ulike modeller for forberedelser, opplæring, innføring og oppstartsstøtte. Men vi snakker om variasjon over et tema, og flere likheter enn ulikheter. Det beste fra hvert foretak blir med på veien videre. Det er én av fordelene med en regional innføring.

Også resultatene har flest fellesnevnere. Begge foretakene var godt forberedt og motivasjonen hos brukerne upåklagelig. Selv etter et solid teknisk mageplask etter oppstarten ved Nordlandssylehuset, hvor Arena kollapset både ved Nordlandssykehuset og Helgelandssykehuset var stemningen positiv om enn nervøs – respekt!

Kudos til ledelsen, innføringsprosjektene og helsepersonellet ved Helgelandssykehuset og Nordlandssykehuset som til tross for mye nytt, en og annen feil og noen barnesykdommer, har tatt imot Arena med entusiasme. Og til Helse Nord IKT hvis dager har vært lange og krevende.

Nød lærer naken kvinne å spinne

Pandemien har vært en digital katalysator både for prosjektene og for de som skal ta i bruk DIPS Arena. Digital gjennomføringsevne og kreativitet har blitt utfordret over hele linja. Bak alle digitale aktiviteter står det dyktige og dedikerte personer og utallige timer med forberedelser. I helseforetakene og i forvaltningen, hos DIPS AS, i Helse Nord RHF og hos oss i FRESK. For pasientene våre, for alle kolleger som bruker DIPS i jobben sin, og for hele Helse Nord.

Det har gått bra, så langt. Takket være alle disse flinke folkene som har dratt i samme retning, med samme mål – å lose helsepersonellet i Helse Nord trygt over på DIPS Arena. Dette er lagspill på sitt beste. Vi utnytter og utfyller hverandres styrker, kompetanse og ansvar, legger tillit til grunn og spiller hverandre gode.

I følge tidslinja og antall helseforetak er vi halvveis til mål. Så langt har regionen bestått med god margin.

Det jobbes det lange dager for å sikre at alt går som det skal når DIPS Arena tas i bruk i regionen. Foto: Marius Fiskum

I Helse Nord IKT jobbes det lange dager for å sikre at alt går som det skal når DIPS Arena tas i bruk i regionen. Foto: Marius Fiskum

Ser vi konturene av gevinster?

Absolutt, kontrasten mellom Arena og Classic er stor. Og med Arena i bruk i klinikken får vi et tydeligere bilde av gevinstene, eller nytteeffektene, sett med helsepersonellets øyne. Vi snakker, i første rekke, om kvalitative gevinster.

Arena er moderne, intuitiv og brukervennlig, hever utvilsomt kvaliteten på registreringspraksis og dokumentasjon, etterlever standarder og lovverk og øker pasientsikkerheten. Registrering av vedtak, operasjonsplanlegging og elektroniske bestillinger av mikrobiologi og patologi er gode eksempler. Å gå fra papirbaserte til digitale labsbestillinger er kvalitetssikring i seg selv.

Digital sykmelding har endelig nådd spesialisthelsetjenesten, til stor jubel fra NAV. Det har effektuert håndteringen av sykmeldingen med inntil én måned (per sykmelding!), sammenlignet med papirforsendelse per post. Jubel ble det også for tavlevisning av akuttsengepostlisten i akuttmottak og pasientsikkerhetskolonner i sengepostlisten. Vurderingsmalen i henvisningsmodulen ble møtt med begeistring i legegruppen. Eksemplene er mange, og forventningene fremover enda større.

For å ta ut nytteverdiene og mulighetene i Arena må systemet brukes riktig

Men, for å ta ut nytteverdiene og mulighetene i Arena må systemet brukes riktig. Å ta i bruk et nytt system handler i større grad om endringer i atferd og samhandling, enn de teknologiske aspektene. 

Vi må tenke, jobbe og samarbeide på en annen måte i Arena, vi må avlære Classic og etablere nytt tankegods. Arena er både kompleks og mulighetsrik. Når det grunnleggende er på plass, er det mye igjen å lære. Vi må stille spørsmål om vi jobber smart og effektivt. Å redusere tidsbruk handler om å bruke systemet etter hensikten. Vi må kna systemet opp mot arbeidsprosesser og se kritisk på om løsningen understøtter prosessene godt nok på alle enheter.

Det kommer ikke av seg selv, det er tøft for mange, men det kommer med øvelse og god oppfølging i foretakene. Vi er på god vei!

Ansatte ved Nordlandssykehuset feirer med kake

Velfortjent kake til prosjektleder Merete Johansen og teamet. Foto: Kommunikasjonsavdelingen Nordlandssykehuset

Siste innspurt

​Ved årsskiftet skal hele Helse Nord være over på DIPS Arena. Forberedelsene har pågått lenge også ved Finnmarkssykehuset og Universitetssykehuset Nord-Norge.

Når sommeren er på hell starter vi innspurten mot innføringene, henholdsvis 10. oktober og 7. november. Det blir ingen «walk in the park», det blir hardt arbeid fra alle parter. Som det var med Helgelandssykehuset og Nordlandssykehuset. Bare med dobbelt så mange brukere.

Vi må forberede oss godt, det må gjennomføres opplæring, og helseforetakene må studere hvordan Arena treffer dagens arbeidsprosesser og rutiner, og etablere nye rutiner og måter å samhandle på. Vi klarer ikke ta endringene Arena medfører fullt inn over oss, men gode forberedelser er helt nødvendig og en veldig god start.

Vi tar med oss erfaringen fra de første to rundene inn i innspurten, vi har lært av det som har gått bra og det som har gått mindre bra. Vi har trygghet og selvtillit, men er ydmyke og årvåkne for at hvert helseforetak har sin særegenhet. Målet er krystallklart, vi skal lose de siste 6-7000 brukerne i den nordlige delen av regionen trygt over på Arena. Med Helgelandssykehuset og Nordlandssykehuset som heiagjeng. Vi løfter sammen og går i mål sammen, lagspill kan vi.

To sykepleiere ved UNN som smiler og ler.

Forberedelsene til høsten innføringer ved UNN og Finnmarkssykehuset pågår for fullt, her representert ved ansatte ved kreftavdelingen ved UNN. Foto: Marius Fiskum


Starten på begynnelsen

​Med innføringen av Arena starter en ny æra. Classic er historie, Arena er fremtiden. Men innføringen er bare starten. Arena må forbedres og videreutvikles, kontinuerlig og over tid. I klinikken, tett sammen med de som bruker systemet. Proaktivt og systematisk, område for område, yrkesgruppe for yrkesgruppe. Regionale føringer og lokale tilpasninger.

Sammen må vi rydde unna barnesykdommer, fjerne feil og innfri endringsønsker, raskt og effektivt. Vi må legge til ny og brukertilpasset funksjonalitet, prosess, kunnskaps- og beslutningsstøtte, digitale forløp med økt gjenbruk av data. Helsepersonell skal gjøre registreringer i sanntid på mobilen, og pasienten skal samhandle enklere med oss både i og utenfor sykehuset. Digitale tavlemøter blir regelen og registreringer i kliniske arbeidsforløp flyter lett mellom systemer og til kvalitetsregistre. Det er dit vi skal. Arena legger til rette for dette. Arena er bygd for fart, hyppige oppgraderinger uten nedetid som brukerne knapt skal registrere.

Teknologien utfordrer måten vi tenker, jobber og organiserer oss på, det berører kultur og samhandling. Vi må rigge oss for fremtiden, og sette brukerne våre i sentrum for alle forbedringer.

Det krever alle mann på dekk i helseforetakene, den regionale forvaltningen og hos leverandøren DIPS AS. Vi må bygge felleskap, tillit og samarbeid, sette fart og felles retning. Det er vår suksessoppskrift. Fordi vi blir best sammen!

Tusen, hjertelig takk til alle og enhver som har stått på for å bringe oss halvveis i mål. Nå senker vi skuldrene og lader batteriene godt før vi tar fatt på sjarmøretappen.

Riktig god sommer!