Én regional journal: 24. oktober tar UNN i bruk nye rutiner

Når hele Nord-Norge samles i ett "DIPS-rike" medfører det mange endringer – i denne omgangen for UNN-medarbeidere. Hvordan skal helsepersonell jobbe fra og med 24. oktober og hva får de tilgang til av journaldokumenter?

Prosjektleder Gyda Alvarstein fikk på oppstartsmøtet for UNN-ledere 16. juni 2016 overrakt stafettpinnen fra FIKS.
Lokal prosjektleder Gyda Alvarstein fikk på oppstartsmøtet for UNN-ledere 16. juni 2016 overrakt stafettpinnen fra regional prosjektleder Ann-Britt Nilssen i FIKS-programmet i Helse Nord.
24. oktober 2016 skal Universitetssykehuset Nord-Norge (UNN) som siste av fire helseforetak ta i bruk de regionale rutinene for bruk av journalsystemet ​DIPS som er vedtatt innført ved sykehusene i Nord-Norge. Forberedelsene har pågått over lengre tid, og fortsatt gjenstår det mye arbeid før alt er på plass før høstens omfattende omlegging i regi av FIKS-programmet i Helse Nord.

UNN Tromsø, Harstad og Narvik fikk én felles DIPS allerede i 2009, og siden den gang har det både i helseregionen og på nasjonalt plan skjedd mye på journalfronten. Ved utarbeidelsen av de regionale prosedyrene for bruk av journalsystemet har man tatt utgangspunkt i "beste praksis" ved sykehusene i Nord-Norge, noe som i seg selv er et svært omfattende arbeid. Det siste halvåret har Nordlandssykehuset, Helgelandssykehuset og Finnmarkssykehuset i tur og orden fått én journal og felles rutiner for bruk av DIPS, i oktober skal også UNN igjennom samme prosess.

Endrede rutiner betyr et stort behov for opplæring

– Å endre godt innarbeidede rutiner er en omfattende prosess, sier opplæringskoordinator Tone Perly Johansen. Hun presiserer at det i denne omgangen ikke er snakk om et nytt journalsystem som innføres, men heller en ny måte å bruke den "gode, gamle DIPS'en" på. – Likevel skal vi ikke undervurdere hvor mye innsats dette vil kreve av medarbeiderne ved UNN, sier Tone, som til daglig jobber som EPJ-rådgiver ved UNN Harstad.

Det er utarbeidet et regionalt opplæringsmateriell som alle helseforetakene i Helse Nord skal ta utgangspunkt i ved undervisningen, dette for å sikre at opplæringen blir entydig og at de regionale føringene blir lært bort "over samme lest" ved samtlige elleve sykehus i regionen. – Opplæringen skal være lik uansett arbeidssted, sier opplæringskoordinatoren.

Nå skal de vel hundre superbrukerne ved UNN selv på skolebenken for å ta til seg lærdom om ny journalbruk – lærdom som de i løpet av noen hektiske høstmåneder skal lære videre til sine kollegaer ved foretaket. – En viktig oppgave blir da å tilpasse det faglige innholdet til sine respektive avdelinger, avslutter Tone.​

Oppstartsmøter for ledere og superbrukere 16.-17.juni

To separate oppstartsmøter i midten av juni markerte oppstarten av arbeidet frem mot innføringen av regionale rutiner ved UNN. For UNN sin del vil det blant annet bli endringer i type og antall journaldokumenter (vesentlig færre dokumentmaler, mer bruk av fraser, m.m.), i tillegg til endring i brukertilganger og arbeidsflyt. Måten leger skal håndtere henvisninger på vil også bli nytt, for å nevne noe.

Nedtellingen er i gang – da er det bare å brette opp ermene!​​


Superbrukere på oppstartsmøtet ved UNN Tromsø fredag 17. juni 2016. Sykehusforetaket har pr. nå rundt 100 superbrukere på journalsystemet DIPS. Foto: Rita Kristin Hansen, UNN


Hektiske dager foran seg: UNNs prosjektleder Gyda Alvarstein og opplæringskoordinator Tone Perly Johansen forbereder innføringen av regionale rutiner for bruk av DIPS ved sykehusene i Tromsø, Harstad og Narvik, samt øvrige lokasjoner underlagt sykehusforetaket. Mandag 24. oktober 2016 braker det løs. Foto: Solfrid Kallbekken, Helse Nord FIKS​​