Sparer tid når fraser erstatter brevmaler

Når Finnmarkssykehuset får én journal og felles rutiner den 6. juni er flere hundre nye fraser klar til bruk. Målet er at frasene skal spare medarbeidere for skrivetid – og utvikle seg til gode faglige standarder.

SPARER TID Det blir mindre skrivetid når helsesekretær Shereen Hansen fra sykehuset i Hammerfest kan ta i bruk frasebiblioteket. Foto: Nina Hansen, Finnmarkssykehuset

I forkant av at Finnmarkssykehuset får én journal (felles DIPS) og felles rutiner har medarbeidere ved foretaket klargjort et frasebibliotek med hundrevis av fraser.

Fraser er ofte brukte standardtekster som kan settes rett inn i journaldokumenter og ventelistebrev. I praksis betyr det at helsesekretærer, sykepleiere og leger vil bruke færre tastetrykk og ditto mindre tid når de velger fraser for å beskrive operasjoner eller kaller inn til undersøkelser.

Slipper å skrive de samme setningene om og om igjen

For helsesekretær, Shereen Hansen, på Medisinsk poliklinikk ved sykehuset i Hammerfest, er frasebiblioteket et etterlengtet jobbverktøy. Hun er også en av flere fraseansvarlige i foretaket og har derfor ekstra mye kjennskap til fraser.

Jeg vil spare tid på å bruke fraser. En stor del av jobben går ut på å skrive, og ofte er det travelt. Og mye av det jeg skriver er de samme setningene om og om igjen. Det er tidkrevende og burde kunne løses på en enklere måte, så derfor ser jeg frem til å ta i bruk fraser.

Involverer mange helsearbeidere i regionen

Det er HOS-prosjektet i FIKS som organiserer innføringen av felles DIPS ved Finnmarkssykehuset, og som en del av dette arbeidet inngår sammenstilling av maler for nye regionale ventelistebrev og utvikling av fraser.  Prosjektet talte rundt 1000 ulike brevmaler da de startet kartleggingen av maler for ventelistebrev i regionen i 2013. Nå er antallet nede i cirka 100 maler.

Innføring av de nye brevmalene og frasene har involvert mange helsearbeidere. Hvert helseforetak har egne fraseansvarlige som har ledet an i utviklingen og opplæring i frasebruk ute på sykehusenhetene. Ved Finnmarksykehuset er det 25 fraseansvarlige. Tidvis har det vært utfordrende for medarbeiderne å få avsatt tid til å lage fraser og innøve seg å bruke dem i en travel hverdag, forteller EPJ-konsulent og koordinator for de fraseansvarlige ved Finnmarkssykehuset, Anne-Lise Ekrem. 

Jeg tror likevel at når ansatte begynner å bruke frasene så vil de merke gevinstene og da følger flere etter. Fordelene er jo flere, vi sparer tid og slipper mye redigering i innkallingsbrev og epikriser.

Frasene er kvalitetssikret

De fleste frasene er nye eller redigerte, mens noen er uendret og har passert nåløyet for videre bruk i sykehusene. Medarbeiderne kan i tillegg plukke ut de frasene de bruker mest og lage et eget bibliotek med personlige fraser. Alle avdelingsfrasene er kvalitetssikret av medisinskfaglig ansvarlig.

Prosjektleder for HOS, Ann-Britt Nilssen, tror at frasene kan utvikle seg til å bli faglige standarder i sykehusene. 

– Når avdelingsfrasene kvalitetssikres så grundig som de gjøres i HOS vil presisjonen i informasjonen til pasienter bedres og forhåpentligvis utvikle seg til gode faglige standarder i sykehusene.

Ergonomisk gevinst

Nilssen trekker også frem en mulig ergonomisk gevinst ved frasebruk. Pasientmengden på sykehusene har økt de senere årene, noe som genererer mer informasjonen som skal inn i ventelistebrevene. Det krever enda mer skriving.

Mye skriving kan være fysisk belastende for enkelte og da kan frasebiblioteket bidra til å lette arbeidshverdagen for disse, sier hun.  

Når Finnmarkssykehuset får felles DIPS i juni, følger de etter Nordlandssykehuset og Helgelandssykehuset som begge er innlemmet i løsningen det siste året. UNN fikk  felles DIPS allerede i 2009, men skal oppdaterer journalsystemet ved å ta bruk i bruk de regionale rutinene til høsten.

...

Les mer om HOS-prosjektet til FIKS