Superbrukere på skolebenken

Nord-Norge får én felles sykehusjournal

Når UNN tar i bruk regionale rutiner for journalsystemet DIPS fra 24. oktober står et superbrukerkorps på 143 sykehusansatte klare for å hjelpe sine kolleger.

22 superbrukere fra UNN fikk nylig opplæring i de nye rutinene i DIPS, her ser vi noen av dem. I tida frem mot innføringen i oktober skal alle DIPS-brukere ved UNN få opplæring av "sine" superbrukere. Foto: Elin Vinje Jenssen, Helse Nord FIKS 

Superbrukerne er selv DIPS-brukere som i tida frem til innføringen i oktober skal kurses i de nye rutinene – for så å lære dette videre til sine kolleger. 

Felles prosedyrer og rutiner i Helse Nord

En god blanding av sykepleiere, leger, helsesekretærer, psykologer, fysioterapeuter, ergoterapeuter og øvrige personell fra ulike avdelinger ved UNN deltar på opplæringen. Det er DIPS-eksperter fra helseforetaket som foreleser om de kommende endringene.

 

– Færre klikk og ledd, og lettere å søke opp informasjon, slik oppsummerer superbruker Andreas Dyrøy-Hansen (t.v.) de nye rutinene i DIPS. Her avbildet sammen med EPJ-rådgiver Benedikte Garmo. Foto: Elin Vinje Jenssen, Helse Nord FIKS   

Når UNN får felles rutiner med de øvrige åtte sykehusene i regionen i oktober, har samtlige helseforetak i Helse Nord én journal og felles rutiner for bruk av DIPS. Men til forskjell fra de tre øvrige foretakene har UNN hatt én felles journal siden 2009.

Endringene for UNN sin del blir nytt oppsett for organisasjon i DIPS, felles prosedyrer og rutiner i Helse Nord og ny journalstruktur som gir færre dokumentmaler. Det vil i tillegg bli  endringer i arbeidsflyt, og da spesielt arbeidsflyten for henvisninger.

   EPJ-rådgiver og DIPS-ekspert Elisabeth Meyer Sivertsen foreleste om rutinene for superbrukerne. Hun kom i tillegg med et brukertips. – Bruk Docmac aktivt for å lese deg opp og når du står fast. Foto: Elin Vinje Jenssen, Helse Nord FIKS 

Må lære seg nye navn

EPJ-rådgiver Elisabeth Meyer Sivertsen foreleser om henvisning, arbeidsflyt og arbeidsgrupper i DIPS til superbrukerne. Hun merker seg at superbrukerne har spesielt mange spørsmål knyttet til de nye navnene i DIPS. Det blir nemlig nye navn på sengeposter, på dokumenter og på arbeidsgrupper i journalen. I tillegg vil navn på brevmaler og fraser bli endret.

– Det er navnene på arbeidsgruppene som blir endret. Navnene er laget for at det skal være flest mulig felles navn i helseregionen, opplyser hun.

EPJ-rådgiver Benedikte Garmo og superbruker Andreas Dyrøy-Hansen tror de nye navnene gradvis vil feste seg hos journalbrukerne. Man må bare smøre seg med litt tålmodighet.

– Vi er jo vanedyr vi mennesker, og når vi har hatt de samme navnene i mange år og lært oss disse så vil det ta tid å lære nye. Og det er forståelig. Men på sikt vil vi merke gevinstene, tror Garmo.  

– Det blir færre klikk og ledd, og lettere å søke opp informasjon. Det som før kunne ta en hel arbeidsdag å finne ut av vil nå gå raskere, supplerer Dyrøy-Hansen som arbeider ved Observasjonsposten i Tromsø, og legger til et eksempel fra egen arbeidshverdag:

– Før har det vært usikkert hvor man skal sende henvisning til blant annet sosionom og ernæring, men med det nye systemet vil dette bli mye lettere. Jeg vil også kunne finne røntgenbilder fra Harstad og Narvik på en mye mer effektiv måte enn i dag.

HOSopplæring.jpg 

Opplæringskoordinator ved UNN, Tone Perly Johansen, foreleste om innføringen og de regionale rutinene til forsamlingen i Tromsø. Sykehusansatte i Harstad fulgte med via skype. Foto: Elin Vinje Jenssen, Helse Nord FIKS

Tilpasset opplæring

Som superbruker skal Dyrøy-Hansen og de 142 andre superbrukerne på UNN tilpasse opplæringen til sin avdeling. I tida frem mot innføringsdatoen skal alle DIPS-brukerne få opplæring av «sine» superbrukere.

De nye regionale prosedyrene er tilgjengelige for alle DIPS-brukerne i dokumentarkivet Docmap. Prosedyrene og annen nyttig informasjon finnes blant annet på UNNs intranett (intranett.unn.no/DIPS).

Prosedyrene finnes i Docmap

Elisabeth Meyer Sivertsen anbefaler alle som bruker DIPS til å lese seg opp på de nye prosedyrene i Docmap.

– I Docmap finner man prosedyrer og nyttige tips og lenker, og vil være en god plass å søke svar på ting man lurer på.

Benedikte Garmo slår et slag for at det bør bli en vane å «gå innom» Docmap.

– Docmap inneholder veldig mye viktig, nyttig og oppdatert informasjon, både for erfarne og ikke fullt så erfarne DIPS-brukere. Her legges det løpende ut endringer og om man skal henge med på det nye som skjer så er det rette stedet å oppsøke, sier hun. 

Og for interesserte: Campus (e-læringsplattformen som brukes ved alle helseforetak i Helse Nord) har nyttige e-læringskurs i DIPS.

Innføringen av én felles journal ved de nordnorske sykehusenhetene har vært et omfattende prosjekt. Forberedelsene har pågått over flere år, og fortsatt gjenstår det noe arbeid før alt er på plass før høstens omlegging på UNN.  Det er HOS-prosjektet i FIKS-programmet som organiserer innføringen av felles DIPS. Du kan lese mer om gevinstene ved én felles journal her.

Knips, del og vinn

I forbindelse med innføring av én felles journal på UNN kan ansatte i foretaket delta i en fotokonkurranse.