Spørsmål og svar om dialogmeldinger mellom helseforetak i Helse Nord og primærhelsetjenestene i kommunene

Dialogmeldinger er et journaldokument og lages og lagres i elektronisk pasientjournal. Pasient vil se meldingene i Pasientjournal-tjenesten på Helsenorge.no.

Dialogmeldinger kan brukes til å ettersende tilleggsinformasjon ved henvisning. Dersom opplysningene kan endre prioritet eller bør føre til nye tiltak, må dette komme klart fram av teksten.

• Dialogmeldinger er et verktøy for koordinering og samordning i et pasientforløp.
• Dialogmeldingene skal ivareta mer generelle behov for kommunikasjon ved oppfølging av pasienter f.eks. ved spørsmål rundt mottatt epikrise eller henvisning, koordinering av tjenester o.l.
• Dialogmeldinger brukes når pasient er i et behandlingsforløp, og skal kunne erstatte brev, telefoner og elektroniske henvisninger og epikriser.

Det er ikke behov for å gi tilbakemelding om at meldinger er lest og at oppgaver vil bli utført. Man kan regne med at dette blir gjort når meldingen er levert til korrekt mottaker og at en automatisk generert kvittering er mottatt fra mottakerens journalsystem.

Hver melding blir et dokument i pasientens journal.

Dialogmelding sendes til en tjeneste ved sykehuset. Der det er hensiktsmessig kan man starte meldingen med navn på ønsket lege/behandler, fagområde, polikklinikk/behandlingsenhet og eventuelt referanse til henvisning eller epikrise.

Adressering av dialogmeldinger er tilsvarende henvisningsadressering, søk opp nettsiden hos aktuelt helseforetak for å se aktuelle tjenesteadresser. Bruk tjenesteadresse som tilsvarer pasientens lidelse.

Det skal benyttes meldingstype "Dialog forespørsel" og "Svar på forespørsel" (dvs ikke meldingene Dialog Notat / Medisinske opplysninger / Helseopplysninger / Helsefaglig dialogmelding).

Eksempler på bruk for primærhelsetjenesten:

• Etterspørre status på en henvisning 
  
• Spørsmål om oppfølging av pasient etter kontakt med sykehus eller knyttet til en epikrise
• Spørsmål om legemiddelbehandling
• Ettersende tilleggsopplysninger
• Etterspørre epikrise

• Til øyeblikkelig hjelp - bruk telefon
• For avklaringer eller funn av alvorlig karakter - bruk telefon
• For lange faglige utredninger – bruk da vanlig journalnotat, henvisning eller epikrise
• For generelle råd og veiledning som ikke er aktuelle for behandlingsformål
• For administrative diskusjoner som arbeidsfordeling spesialisthelsetjenesten og primærhelsetjenesten
  
• For henvendelser til Laboratorie- og/eller radiologitjenester -  bruk telefon​
  
  

• Spørsmål for å kunne vurdere og prioritere henvisning.
  
• Spørsmål om inneliggende pasient, et poliklinisk forløp, oppfølging av pasienter med kroniske eller langvarige sykdomsforløp.
  
• Spørsmål om legemiddelbehandling.
  
• Ettersende tilleggsopplysning.
  

• Vær konsis og konkret. Meldinga vil kunne sees av pasienten i Pasientjournal på Helsenorge.no.
• Unngå forkortelser og vanskelige medisinske termer.
  
• Det er ikke nødvendig med navn på avsender og "høflighetsfraser" i selve meldingen. Men angi hvem melding skal til, eller oppgi eget telefonnummer dersom du vil at mottaker skal ringe deg.
  
• Still tydelige spørsmål som er enkle å svare på og som ikke genererer nye spørsmål.
  
• Ikke bland fagområder (f.eks. kirurgi og medisin) i samme melding.
  

• Forventet svartid: Svar skal gis så raskt som mulig og innen 3– 5 virkedager. Sendte og mottatte meldinger må følges opp av begge parter. For øyeblikkelig hjelp, avklaringer eller funn av alvorlig karakter må telefonkontakt benyttes.
• Vedlegg/utklipp av bilder i dialogmeldinger kan ikke benyttes, f.eks. legemiddelliste som vedlegg vil ikke komme fram. Kun ren tekst kan benyttes i meldingene.
  
• Meldingstypen "Avvik"/ "Tilbakemelding om feil i mottatt melding" benyttes kun dersom dialogmeldingen er på feil pasient, eller hvis innholdet går ut over retningslinjene for avtalt bruk.
• Svar på forespørsel gjøres ved å benytte svarfunksjonen i den mottatte meldinga for å ivareta kobling mellom forespørsel og svar​
• Det er ikke behov for å gi tilbakemelding om at meldinger er lest og at oppgaver vil bli utført. Man kan regne med at dette blir gjort når meldingen er levert til korrekt mottaker og at applikasjonskvittering er mottatt fra denne​
• Fastlege/kommune: Start meldingen med navn på mottaker og/eller fagområde og ev. sykehuslokalisering hvis behov.​
• Helseforetak: Start meldingen med referanse til henvisning hvis aktuelt.​
• Alle parter må ha gode rutiner for oppfølging av applikasjonskvitteringsmeldinger
• Alle må ha overordnede rutiner som sikrer at dialog og informasjonsutveksling skjer koordinert, og i hovedsak gjennom henvisning, poliklinisk notat, PLO- dialog og epikrise. ​
• Kommunen må, så langt som mulig, søke avklaringer internt, i samarbeid med fastleger/øvrig legetjeneste i kommunen, før man retter forespørsel i dialogmelding til sykehuset​
• Tilsvarende interne avklaringer må gjøres på sykehuset før man henvender seg i dialogmelding til kommunen. ​
• Alle må ha interne rutiner og arbeidsflyt som sikrer at meldingen kommer fram til korrekt mottaker.

Både primærhelsetjenestene, helseforetakene og andre helseaktører som benytter dialogmeldinger med helseforetakene i Helse Nord må sørge for at opplysninger om egen organisasjon i adresseregisteret på Norsk Helsenett er oppdatert.​

Ansatte i Helse Nord kan kontakte brukerstøtte i Helse Nord IKT

Fastleger og kommuner må kontakte brukerstøtte hos egne systemleverandører​​