For leverandører
Her finner leverandører nyttig informasjon om innkjøp, etikk og fakturahåndtering.
- Alle innkjøp av varer og tjenester i regi av helseforetakene skal være regulert gjennom avtaler med leverandører.
- Slike avtaler inngås i henhold til regelverk for offentlige anskaffelser.
- Avtalene kan inngås lokalt av helseforetakene, regionalt i regi av Helse Nord RHF eller nasjonalt.
Sykehusinnkjøp HF ivaretar nasjonale anskaffelser i regi av helseforetakene.
Sykehusinnkjøp HF skal ha strategisk og operativt ansvar for innkjøp i spesialisthelsetjenesten. I selskapets vedtekter framgår det at:
«Foretaket skal kun tilby tjenester til sine eiere, deres heleide virksomheter, ideelle virksomheter med driftsavtale med de regionale helseforetakene og virksomheter underlagt eller heleid av Helse- og omsorgsdepartementet som medvirker til å levere spesialisthelsetjenester.
Foretaket skal ha sentral styring og desentralisert struktur. Foretaket skal delta aktivt i internasjonale nettverk og søke deltagelse i internasjonale allianser for å fremme økt samordning av innkjøp på internasjonalt nivå. Innkjøpstjenesten skal være profesjonell, spesialisert og tilgjengelig for kundene.
Helseforetaket skal sørge for at anskaffelsene skjer på korrekt og samfunnsansvarlig måte. Helseforetaket skal være en pådriver for etisk handel og miljøvennlige innkjøp.
Innovasjon skal fremmes og det skal tilrettelegges for bruk av nye innovative løsninger i spesialisthelsetjenesten.»
Foretaket har fire eiere med eierandel på 25 % hver: Helse Sør-Øst RHF, Helse Nord RHF, Helse Midt-Norge RHF og Helse Vest RHF.
- Åpenhet og involvering - i måten vi arbeider på - i våre prosesser
- Respekt og forutsigbarhet - i måten vi møter hverandre på
- Kvalitet og kunnskap - er vår virksomhet basert på og skal våre beslutninger være bygget på
- Miljø og bærekraftig utvikling
- Etikk og samfunnsansvar
Samarbeidsavtale mellom LFH og Helse Nord RHF
God etikk fra våre leverandører er å:
- Være lojal mot de anskaffelsesrutiner, regler og ordninger som gjelder for foretaket
- Gi fullstendig og korrekt informasjon i anskaffelsesprosessen
- Forvalte foretakets og leverandørens ressurser på en best mulig måte
- Behandle kommersiell markedsinformasjon på en slik måte at:
- framtidig konkurranse ivaretas.avtalepriser forblir konfidensielle
- foretakets valg av produkt og avtaleleverandør respekteres av samtlige markedsaktører
- adferd som tilkjennegir at en ønsker å be foretaket om informasjon vedrørende konkurrentenes avtalepriser oppfattes som uakseptabel og bryter med lov om offentlige anskaffelser
- Leverandøren skal ikke tilby former for økonomiske fordeler som kan skade framtidig konkurranse eller skade foretaket slik at det etiske renommé svekkes. Økonomiske fordeler betegnes her som: Gaver, tilbud om reiser eller ulike former for sponsing.
- Skriftlige invitasjoner fra leverandør til foretaket skal alltid sendes til ansvarlig direktør. Det er direktørens ansvar å gi aksept for reiser og kurs betalt av våre leverandører. Aksept kan kun gis dersom følgende kriterier er oppfylt:
- Invitasjonen er faglig relevant og ville normalt blitt prioritert innenfor ordinære budsjetter.
- Invitasjonen skal ikke medføre bindinger eller inhabilitetsproblemer for personer eller avdeling som blir invitert.
- Invitasjonen må ikke oppfattes av andre som konkurransevridende eller som forskjellsbehandling.
- Invitasjonen er en del av et skriftlig tilbud eller en delytelse av inngått innkjøpsavtale.
- Invitasjonen må ikke være koblet mot pågående eller nære framtidige anskaffelser.
- Alle henvendelser fra foretaket som meldes leverandøren vedrørende økonomisk støtte skal være skriftlige. Slike henvendelser skal være signert av direktør med intern kopi til aktuell rekvirent. Dersom denne rutine ikke er fulgt skal leverandøren forkaste henvendelsen.
- God etikk er å avstå fra å blande personlige og faglige interesser med anskaffelser.
- Interessekonflikter skal ikke forekomme. Herunder inngår forhold som innbefatter at leverandøren har private eller familiære interesser som kan påvirke anskaffelsen.
E-handel–elektronisk handelsformat (EHF)
Er du leverandør til foretak i Helse Nord fakturerer du oss med elektronisk faktura i henhold til standarden elektronisk handelsformat.
E-handel ved hjelp av elektronisk handelsformat innebærer meldingsutveksling mellom kjøper og selger i henhold til Digitaliseringsdirektoratets anbefalte EHF-standard som er basert på den europeiske PEPPOL-standarden.
Helse Nord har tatt i bruk EHF-formatet på følgende meldingstyper:
- Faktura
- Katalog
- Ordre
- Ordrebekreftelse
- Pakkseddel
Ordre, ordrebekreftelse og pakkseddel vil vi innføre i samarbeid med hver enkelt leverandør. Vi oppfordrer da leverandører til å ta kontakt for etablering av EHF ordre og ordrebekreftelse.
Er du tilknyttet aksesspunkt og registrert i ELMA?
For å få til reell e-handel må både kjøper og selger være tilknyttet et aksesspunkt som støtter alle meldingstyper og være registrert i ELMA -registeret.
Se Difis oversikt over EHF-aksesspunktleverandører og hvilke meldingstyper de støtter:
Aksesspunkt for EHF og BIS formater
Har du signert samhandlingsavtale med Helse Nord?
Helse Nord vil inngå én felles samhandlingsavtale med hver enkelt leverandør vi vil handle elektronisk med. Samhandlingsavtalen skal være et tillegg til den kommersielle avtalen (mellom kjøper og selger).
Avtale om elektronisk samhandling (PDF)
EHF – katalog
I Helse Nord bygger vi avtaleinnholdet i vårt innkjøpssystem etter EHF-kataloger leverandørene sender inn. Uten katalog vil ikke produktene i avtalen være tilgjengelig i innkjøpssystemet som foretakene i Helse-Nord benytter.
I avtale om elektronisk samhandling punkt 1 sier avtalen «Leverandør plikter å levere EHF katalog snarest mulig og senest 10 arbeidsdager etter ny avtale er signert elektronisk».
Ved oppdatering/endring sier avtalen at ny EHF-katalog må sendes «Minimum 10 dager før endringer trer i kraft».
For å sikre at vi alltid har rette produkter til korrekt pris tilgjengelig er det viktig at vi får inn EHF-katalog og oppdateringer av disse iht. frister i denne avtalen.
Ved spørsmål kontakt oss på: Avtaleforvaltning@helse-nord.no
Leverandørinformasjon for elektronisk samhandling (PDF)
EHF-ordre, -ordrebekreftelse og -pakkseddel vil vi innføre i samarbeid med hver enkelt leverandør. Vi oppfordrer da leverandører til å ta kontakt med Helse Nord RHF på e-post: erpforvaltning@helse-nord.no
Helse Nord RHF og underliggende helseforetak er registrert i det elektroniske adresseregisteret ELMA med følgende organisasjonsnummer:
Helse Nord RHF
- 883 658 752
Kontakt: regnskap@helse-nord.no
Finnmarkssykehuset HF
- 983 974 880
Kontakt: regnskap@finnmarkssykehuset.no
Universitetssykehuset Nord-Norge HF
- 983 974 899
Kontakt: purringer@unn.no
Nordlandssykehuset HF
- 983 974 910
Kontakt: leverandor@nlsh.no
Helgelandssykehuset HF
- 983 974 929
Kontakt: mqn-purringer@helgelandssykehuset.no
Sykehusapotek Nord HF
- 983 974 937
Kontakt: sykehusapotek.nord@unn.no
Helse Nord IKT
- 918 177 833
Kontakt: wenche.dreyer.naimak@hn-ikt.no
E-post- og postfaktura
Helse Nord RHF
Fakturamottak
Postboks 3230
7439 Trondheim
NB! Faktura kan sendes som vedlagt PDF-fil til adressen under. (Andre filformater godtas ikke.) Ved e-post skal det kun være én faktura m/vedlegg i hver pdf-fil.
For å sikre rask behandling av mottatte fakturaer og betaling i tide er det viktig at formelle krav er oppfylt, og at merkingen er presis.
- Krav til salgsdokument er oppfylt
- Faktura er merket med bestillingsnummer (10 siffer) eller internt kostnadssted (4-6 siffer)
- Det ønskes ikke samlefakturering av flere bestillinger
- Feil beløp på fakturaen
- Feil pris
- Manglende leveranse
- Upresis merking i feltet ”Deres ref.”
- Alle kjøp som skjer på grunnlag av bestilling i innkjøps- og logistikksystem har et 10-sifret bestillingsnummer som må fremgå på fakturaen
- Alle kjøp som ikke skjer på bakgrunn av bestilling i innkjøps- og logistikksystem må merkes med internt kostnadssted på 4-6 siffer
- Samlefakturering av flere bestillinger eller til flere kostnadssteder ønskes ikke
- Feil fakturamottaker
- Fakturaer til helseforetak skal ikke være merket med Helse Nord RHF
- Fakturaer skal ikke være adressert til privatpersoner
- Fakturaer skal ikke være adressert til delinstitusjoner f eks et sykehus eller en DPS
- Krav til salgsdokument i forskrift om bokføring § 5-1-1 er ikke oppfylt
- Kan innebære at utbetalingen skal skje som lønn, ikke som inngående faktura
- Se informasjon om krav til å være næringsdrivende på Skatteetaten
- Betalinger over lønn krever at fødselsnummer blir oppgitt
- Krav som skal betales over lønn skal ikke sendes til fakturamottaket
- Kan ha betydning for utsteders eget skatteoppgjør
- Kan innebære at utbetalingen skal skje som lønn, ikke som inngående faktura
Dette kan innebære at ytterligere informasjon må sendes inn for at beløpet skal bli betalt.
Andre forhold
- Det må forventes en behandlingstid på ca. 30 dager for å sikre at vi kan gjennomføre tilstrekkelig kontroll av mottatte krav.
- Rentekrav knyttet til kortere betalingsfrist blir i utgangspunktet ikke akseptert.
- Rentekrav knyttet til feil eller dårlig merket faktura aksepteres ikke.
- Sensitiv informasjon, som for eksempel fødselsnummer, skal ikke fremkomme på fakturaer.
Avtaler med private leverandører av helsetjenester
Det er Helse Nord RHF sitt ansvar å inngå avtaler med private sykehus og institusjoner, som på den måten kan yte tjenester til befolkningen i regionen.
Inngåelse av avtaler med private institusjoner