Ny innkjøpsmodell vil gi stor økonomisk og kvalitativ gevinst

​Rundt 1/3 av foretaksgruppens samlede budsjett går til kjøp av varer og tjenester. Historisk sett er en stor andel av disse anskaffelsene håndtert lokalt av det enkelte foretak/sykehus. Nå er direktørene i alle helseforetakene enige om at praksisen skal endres, av flere hensyn.

- Tidligere hadde vi en veldig fragmentert tilnærming, som var preget av små volum med små rabatter. Man hadde heller ikke optimale rutiner for å sikre best mulig tilgang på faglig og merkantil kompetanse i anskaffelsesprosessen. Nå ønsker vi at dette skal bli mer rasjonelt. Man skal bruke ressursene mer effektivt i anskaffelsesprosessene, vi skal få bedre vilkår ved å samle volum, og ikke minst tilgang på kompetanse på alle aspekter ved prosessen, sier innkjøpssjef i Helse Nord RHF, Rune Sætermo.

Standardisering

Det ligger åpenbart en stor økonomisk gevinst i å endre på måten innkjøp og anskaffelser gjøres, men det ligger også mange andre effekter i potten.

- Et annet element er en forhåpning om at vi gjennom dette også klarer å harmonisere utstyrsparken, og standardisere måten vi gjør ting på ute i foretakene, slik at vi kan bli mer like. Ved å gjøre ting på samme måte blir det også lettere å samarbeide. Det gjør det enklere se på hvordan vi kan gjøre ting mer helhetlig. Hvordan vi kan gjøre prosesser som gjør at utstyr kan kommunisere med annet utstyr på tvers av foretakene. At ansatte ved ett sykehus kan hospitere på et annet uten å måtte læres opp i nye systemer, fordi de jobber med de samme maskinene selv. Dette vil på sikt gi bedre flyt av ressurser og teknisk samhandling mellom foretakene. I tillegg til den økonomiske gevinsten, for det er mye penger det er snakk om, sier Sætermo.

Det vi gjør nå er å bygge et regime for å sikre at vi får utnyttet potensialet best mulig

 

Også kvalitetsmessig har en ny innkjøpsordning mange fordeler.

- Vi vil få en kvalitativ effekt i det å ha tilgang til de som kan de ulike fagområdene best til enhver tid ved nye anskaffelser. Det vil også være fordeler knyttet til forvaltning av avtaler ved at man slipper å etablere forvaltningsregimer per foretak. Hele flyten bygger på en tanke om at vi vil utnytte ressursene langt mer effektivt om vi gjør ting sammen. I sum vil vi kunne realisere betydelige økonomiske gevinster, men også kvalitative gevinster.

Involvere fagmiljøene

Sentralt i utviklingen av den nye modellen er at fagmiljøene i foretakene blir hørt.

- Det vi jobber med nå er å få involvert fagmiljøene tilstrekkelig i prosessen. Til syvende og sist er det de som bruker disse avtalene som må mene noe om hva vi trenger. For å få til felles prosesser, er vi avhengig av å få med oss et samlet fagmiljø i alle foretakene. Vi må tilrettelegge for at alle får mulighet til å bli hørt dersom de har meninger rundt det som skal anskaffes. Det å etablere effektive kommunikasjonslinjer ut i organisasjonen, både for å gi og motta informasjon, blir også viktig, sier Sætermo.

Styringsmodellen for anskaffelsesprosesser er like om hjørnet.

- Tidligere har det gjerne oppstått et behov ute i et foretak, og dette har blitt håndtert lokalt. Utfordringene med å samkjøre en anskaffelse er at man ikke har definerte eiere. Vi har jobbet med å få på plass en god styringsmodell for anskaffelsesprosesser som legger til rette for at vi får involvert den rette kompetansen i et hvert prosjekt, samt der hvor ansvaret for de enkelte prosessene og leveransene ligger. En slik helhetlig styringsmodell har vi ikke hatt tidligere. Dette vil gjøre prosessene mye mer forutsigbare. Det blir også viktig at vi får etablert disse prosessene i samarbeid med de andre regionene, slik at vi får en struktur som passer inn uavhengig av om anskaffelsen gjøres kun hos oss, eller om den gjøres i samarbeid med én eller flere av de andre regionene. En så generisk modell som mulig er hva vi ønsker oss.

Kirkenes med nøkkelrolle

Fundamentet for det som skal gjøres er god styringsinformasjon. Dette oppnås gjennom å få kanalisert en så stor del av omsetningen som mulig gjennom det regionale innkjøps- og logistikksystemet Clockwork. Her er det gjort en betydelig satsing for å bygge opp et robust kompetansemiljø for å legge til rette for felles forvaltning i størst mulig grad.

Regional enhet for forvaltning av innkjøp og logistikk (Refil) er etablert i Kirkenes, og sitter på en nøkkelrolle i prosessen med å standardisere forvaltningsprosessene.

- Overordnet har REFIL er todelt fokus; én del har fokus på den tekniske driften og utviklingen av system og funksjonalitet, mens masterdataforvaltningen har ansvar for innholdet i systemet, altså det å legge inn og ajourholde avtaler, forvaltning av register på vegne av hele foretaksgruppa og så videre. Forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av innkjøpssystemet, samt innholdet i systemet, er fundamentet for å kunne få kontroll. Uten dette får vi ikke målt effekten av det vi vil gjøre. Det vi gjør nå er å bygge et regime for å sikre at vi får utnyttet potensialet best mulig, sier Sætermo.