For leverandører

Her finner leverandører nyttig informasjon om innkjøp, etikk og fakturahåndtering.

Innkjøp i Helse Nord er underlagt regelverk for offentlig anskaffelser.

Alle innkjøp av varer og tjenester i regi av helseforetakene skal være regulert gjennom avtaler med leverandører.
Slike avtaler inngås i henhold til regelverk for offentlige anskaffelser.
Avtalene kan inngås lokalt av helseforetakene, regionalt i regi av Helse Nord RHF eller nasjonalt.

Sykehusinnkjøp HF ivaretar nasjonale anskaffelser i regi av helseforetakene.

Sykehusinnkjøp

Avtale med legemiddelindustrien

Denne samarbeidsavtalen fastsettes forpliktende rammer for samarbeid mellom medlemmene av Legemiddelindustrien (LMI) og Helse Nord innenfor den lovgivning, instrukser, avtaler og de etiske regler som partene til enhver tid er bundet av.

Hovedmålet med avtalen er å bidra til at all samhandling mellom medarbeidere i Helse Nord og legemiddelindustrien skjer på en faglig og etisk korrekt måte, og at hensynet til god faglig utvikling, forsvarlig medisinsk metodevurdering, samt beste praksis i pasientbehandlingen og riktig bruk av legemidler ivaretas.

Samarbeidsavtale mellom Legemiddelindustrien og Helse Nord RHF

Veiledende eksempelsamling til samarbeidsvtalen mellom Legemiddelindustriforeningen og Helse Nord

Avtale med leverandørforeningen

Samarbeidsavtale mellom Helse Nord RHF (helseregionen) og LFH – Bransjeorganisasjonen for helse- og velferdsteknologi.

I denne samarbeidsavtalen fastsettes forpliktende rammer for samarbeid mellom LFHs medlemmer og foretak i helseregionen innenfor den lovgivning, instrukser, avtaler og de etiske regler som partene til enhver tid er bundet av.

Hovedmålet med avtalen er å bidra til at all samhandling mellom medarbeidere i helseforetak i Norge og LFHs medlemmer skjer på en faglig og etisk korrekt måte. Avtalen skal støtte opp om de nasjonale verdier for helsesektoren og følgende fellesverdier:

Åpenhet og involvering - i måten vi arbeider på - i våre prosesser
Respekt og forutsigbarhet - i måten vi møter hverandre på
Kvalitet og kunnskap - er vår virksomhet basert på og skal våre beslutninger være bygget på
Miljø og bærekraftig utvikling
Etikk og samfunnsansvar

Samarbeidsavtale mellom LFH og Helse Nord RHF

God etikk fra våre leverandører

God etikk fra våre leverandører er å:

Være lojal mot de anskaffelsesrutiner, regler og ordninger som gjelder for foretaket
Gi fullstendig og korrekt informasjon i anskaffelsesprosessen
Forvalte foretakets og leverandørens ressurser på en best mulig måte
Behandle kommersiell markedsinformasjon på en slik måte at:

framtidig konkurranse ivaretas.avtalepriser forblir konfidensielle
foretakets valg av produkt og avtaleleverandør respekteres av samtlige markedsaktører
adferd som tilkjennegir at en ønsker å be foretaket om informasjon vedrørende konkurrentenes avtalepriser oppfattes som uakseptabel og bryter med lov om offentlige anskaffelser

Leverandøren skal ikke tilby former for økonomiske fordeler som kan skade framtidig konkurranse eller skade foretaket slik at det etiske renommé svekkes. Økonomiske fordeler betegnes her som: Gaver, tilbud om reiser eller ulike former for sponsing.

Skriftlige invitasjoner fra leverandør til foretaket skal alltid sendes til ansvarlig direktør. Det er direktørens ansvar å gi aksept for reiser og kurs betalt av våre leverandører. Aksept kan kun gis dersom følgende kriterier er oppfylt:

Invitasjonen er faglig relevant og ville normalt blitt prioritert innenfor ordinære budsjetter.
Invitasjonen skal ikke medføre bindinger eller inhabilitetsproblemer for personer eller avdeling som blir invitert.
Invitasjonen må ikke oppfattes av andre som konkurransevridende eller som forskjellsbehandling.
Invitasjonen er en del av et skriftlig tilbud eller en delytelse av inngått innkjøpsavtale.
Invitasjonen må ikke være koblet mot pågående eller nære framtidige anskaffelser.

Alle henvendelser fra foretaket som meldes leverandøren vedrørende økonomisk støtte skal være skriftlige. Slike henvendelser skal være signert av direktør med intern kopi til aktuell rekvirent. Dersom denne rutine ikke er fulgt skal leverandøren forkaste henvendelsen.

God etikk er å avstå fra å blande personlige og faglige interesser med anskaffelser.
Interessekonflikter skal ikke forekomme. Herunder inngår forhold som innbefatter at leverandøren har private eller familiære interesser som kan påvirke anskaffelsen.

Etiske retningslinjer for ansatte i Helse Nord

Faktura

Helseforetakene i Helse Nord skal som hovedregel motta e-faktura.

Fra 1. juli 2012 er det krav om at leverandører til offentlig sektor skal sende elektronisk faktura på standardformatet EHF (elektronisk handelsformat). Helseforetakene i Helse Nord er registrert i det elektroniske adresseregisteret ELMA.

E-faktura gir store gevinster både for Helse Nord og leverandørene, i form av lavere transaksjonskostnader, større grad av automatisering i fakturabehandlingen og miljøgevinster gjennom blant annet redusert papirforbruk.

Som fakturautsteder må du inngå avtale med et godkjent aksesspunkt.

Oversikt over aksesspunkter for EHF- og BIS-formater (DIFI)

For de leverandører som ikke har eget regnskapssystem eller sender få fakturaer, tilbyr det private markedet fakturaportaler som er knyttet til et aksesspunkt, og som lager dine faktura på EHF-format.

Oversikt over fakturasystemer som kan levere Elektronisk handelsformat (EHF) (DIFI)

Generell informasjon om e-handel finner du her på DIFI sine nettsider

Har du spørsmål om e-faktura til Helse Nord?

Ta kontakt med Jan-Petter Monsen, rådgiver økonomi

Postfakturadresser

Hvis Helse Nord og leverandøren avtaler at faktura kan sendes på papir eller på e-post, skal følgende adresser benyttes. Ved e-post skal det kun være én faktura m/vedlegg i hver pdf-fil.

Helse Nord RHF

Fakturamottak

Postboks 3230

7439 Trondheim

invoice.3230@kollektor.no

Finnmarkssykehuset

Fakturamottak

Postboks 3231

7439 Trondheim

invoice.3231@kollektor.no

Universitetssykehuset Nord-Norge

Fakturamottak

Postboks 3232

7439 Trondheim

invoice.3232@kollektor.no

Nordlandssykehuset

Fakturamottak

Postboks 3233

7439 Trondheim

invoice.3233@kollektor.no

Helgelandssykehuset

Fakturamottak

Postboks 3234

7439 Trondheim

invoice.3234@kollektor.no

Sykehusapotek Nord

Fakturamottak

Postboks 3235

7439 Trondheim

invoice.3235@kollektor.no

Helse Nord IKT

Fakturamottak

Postboks 3236

7439 Trondheim

invoice.3236@kollektor.no

Krav til faktura

For å sikre rask behandling av mottatte fakturaer og betaling i tide er det viktig at formelle krav er oppfylt, og at merkingen er presis.

Dette innebærer konkret at:

Krav til salgsdokument er oppfylt
Faktura er merket med bestillingsnummer (10 siffer) eller internt kostnadssted (4-6 siffer)
Det ønskes ikke samlefakturering av flere bestillinger

Vanlig feil som medfører lengre behandlingstid:

Feil beløp på fakturaen

Feil pris
Manglende leveranse

Ved feil beløp må det utstedet kreditnota på hele eller deler av fakturaen, delbetaling vil ikke bli foretatt

Upresis merking i feltet ”Deres ref”

Alle kjøp som skjer på grunnlag av bestilling i innkjøps- og logistikksystem har et 10-sifret bestillingsnummer som må fremgå på fakturaen
Alle kjøp som ikke skjer på bakgrunn av bestilling i innkjøps- og logistikksystem må merkes med internt kostnadssted på 4-6 siffer
Samlefakturering av flere bestillinger eller til flere kostnadssteder ønskes ikke

Dersom informasjon om bestillingsnummer eller kostnadssted ikke er oppgitt ved kjøp må navn på bestiller oppgis.

Feil fakturamottaker

Fakturaer til helseforetak skal ikke være merket med Helse Nord RHF
Fakturaer til Helse Nord RHF og Helse Nord IKT skal være merket ulikt selv om det de har samme juridiske organisasjonsnummer
Fakturaer skal ikke være adressert til privatpersoner
Fakturaer skal ikke være adressert til delinstitusjoner f eks et sykehus eller en DPS

Ved feil fakturamottaker må det utstedes kreditnota og ny faktura til rett adressat

Krav til salgsdokument i forskift om bokføring § 5-1-1 er ikke oppfylt

Kan innebære at utbetalingen skal skje som lønn, ikke som inngående faktura ◾ Se informasjon om krav til å være næringsdrivende på Skatteetaten

Betalinger over lønn krever at fødselsnummer blir oppgitt
Krav som skal betales over lønn skal ikke sendes til fakturamottaket

Kan ha betydning for utsteders eget skatteoppgjør

Dette kan innebære at ytterligere informasjon må sendes inn for at beløpet skal bli betalt.

Andre forhold:

Det må forventes en behandlingstid på ca. 30 dager for å sikre at vi kan gjennomføre tilstrekkelig kontroll av mottatte krav.

Rentekrav knyttet til kortere betalingsfrist blir i utgangspunktet ikke akseptert.
Rentekrav knyttet til feil eller dårlig merket faktura aksepteres ikke.

Sensitiv informasjon på fakturaer må begrenses.

Informasjon bør i størst mulig grad anonymiseres slik at ikke navn og fødselsnummer fremgår av faktura eller vedlegg. Slik informasjon skal kun oppgis dersom det blir bedt konkret om dette fra mottaker.
Alternative måter for å kommunisere sensitiv informasjon på bør vurderes.