Innkjøp i Helse Nord er underlagt regelverk for offentlig anskaffelser.
- Alle innkjøp av varer og tjenester i regi av helseforetakene skal være regulert gjennom avtaler med leverandører.
- Slike avtaler inngås i henhold til regelverk for offentlige anskaffelser.
- Avtalene kan inngås lokalt av helseforetakene, regionalt i regi av Helse Nord RHF eller nasjonalt.
Sykehusinnkjøp HF ivaretar nasjonale anskaffelser i regi av helseforetakene.
SykehusinnkjøpAvtale med legemiddelindustrien
Denne samarbeidsavtalen fastsettes forpliktende rammer for samarbeid mellom medlemmene av Legemiddelindustrien (LMI) og Helse Nord innenfor den lovgivning, instrukser, avtaler og de etiske regler som partene til enhver tid er bundet av.
Hovedmålet med avtalen er å bidra til at all samhandling mellom medarbeidere i Helse Nord og legemiddelindustrien skjer på en faglig og etisk korrekt måte, og at hensynet til god faglig utvikling, forsvarlig medisinsk metodevurdering, samt beste praksis i pasientbehandlingen og riktig bruk av legemidler ivaretas.
Avtale med leverandørforeningen
Samarbeidsavtale mellom Helse Nord RHF (helseregionen) og LFH – Bransjeorganisasjonen for helse- og velferdsteknologi.
I denne samarbeidsavtalen fastsettes forpliktende rammer for samarbeid mellom LFHs medlemmer og foretak i helseregionen innenfor den lovgivning, instrukser, avtaler og de etiske regler som partene til enhver tid er bundet av.
Hovedmålet med avtalen er å bidra til at all samhandling mellom medarbeidere i helseforetak i Norge og LFHs medlemmer skjer på en faglig og etisk korrekt måte. Avtalen skal støtte opp om de nasjonale verdier for helsesektoren og følgende fellesverdier:
- Åpenhet og involvering - i måten vi arbeider på - i våre prosesser
- Respekt og forutsigbarhet - i måten vi møter hverandre på
- Kvalitet og kunnskap - er vår virksomhet basert på og skal våre beslutninger være bygget på
- Miljø og bærekraftig utvikling
- Etikk og samfunnsansvar
Samarbeidsavtale mellom LFH og Helse Nord RHF
God etikk fra våre leverandører
God etikk fra våre leverandører er å:
- Være lojal mot de anskaffelsesrutiner, regler og ordninger som gjelder for foretaket
- Gi fullstendig og korrekt informasjon i anskaffelsesprosessen
- Forvalte foretakets og leverandørens ressurser på en best mulig måte
- Behandle kommersiell markedsinformasjon på en slik måte at:
- framtidig konkurranse ivaretas.avtalepriser forblir konfidensielle
- foretakets valg av produkt og avtaleleverandør respekteres av samtlige markedsaktører
- adferd som tilkjennegir at en ønsker å be foretaket om informasjon vedrørende konkurrentenes avtalepriser oppfattes som uakseptabel og bryter med lov om offentlige anskaffelser
- Leverandøren skal ikke tilby former for økonomiske fordeler som kan skade framtidig konkurranse eller skade foretaket slik at det etiske renommé svekkes. Økonomiske fordeler betegnes her som: Gaver, tilbud om reiser eller ulike former for sponsing.
- Skriftlige invitasjoner fra leverandør til foretaket skal alltid sendes til ansvarlig direktør. Det er direktørens ansvar å gi aksept for reiser og kurs betalt av våre leverandører. Aksept kan kun gis dersom følgende kriterier er oppfylt:
- Invitasjonen er faglig relevant og ville normalt blitt prioritert innenfor ordinære budsjetter.
- Invitasjonen skal ikke medføre bindinger eller inhabilitetsproblemer for personer eller avdeling som blir invitert.
- Invitasjonen må ikke oppfattes av andre som konkurransevridende eller som forskjellsbehandling.
- Invitasjonen er en del av et skriftlig tilbud eller en delytelse av inngått innkjøpsavtale.
- Invitasjonen må ikke være koblet mot pågående eller nære framtidige anskaffelser.
- Alle henvendelser fra foretaket som meldes leverandøren vedrørende økonomisk støtte skal være skriftlige. Slike henvendelser skal være signert av direktør med intern kopi til aktuell rekvirent. Dersom denne rutine ikke er fulgt skal leverandøren forkaste henvendelsen.
- God etikk er å avstå fra å blande personlige og faglige interesser med anskaffelser.
- Interessekonflikter skal ikke forekomme. Herunder inngår forhold som innbefatter at leverandøren har private eller familiære interesser som kan påvirke anskaffelsen.
Faktura (EHF-faktura)
Helse Nord RHF og underliggende helseforetak er registrert i det elektroniske adresseregisteret ELMA med følgende organisasjonsnummer:
- Helse Nord RHF
- Finnmarkssykehuset HF
- Universitetssykehuset Nord-Norge HF
- Nordlandssykehuset HF
- Helgelandssykehuset HF
- Sykehusapotek Nord HF
- Helse Nord IKT
E-post- og postfaktura
Helse Nord RHF
Fakturamottak
Postboks 3230
7439 Trondheim
NB! Faktura kan sendes som vedlagt PDF-fil til adressen under. (Andre filformater godtas ikke). Ved e-post skal det kun være én faktura m/vedlegg i hver pdf-fil.
Krav til faktura
For å sikre rask behandling av mottatte fakturaer og betaling i tide er det viktig at formelle krav er oppfylt, og at merkingen er presis.
Dette innebærer konkret at:
- Krav til salgsdokument er oppfylt
- Faktura er merket med bestillingsnummer (10 siffer) eller internt kostnadssted (4-6 siffer)
- Det ønskes ikke samlefakturering av flere bestillinger
Vanlig feil som medfører lengre behandlingstid:
- Feil beløp på fakturaen
- Feil pris
- Manglende leveranse
Ved feil beløp må det utstedet kreditnota på hele eller deler av fakturaen, delbetaling vil ikke bli foretatt
- Upresis merking i feltet ”Deres ref”
- Alle kjøp som skjer på grunnlag av bestilling i innkjøps- og logistikksystem har et 10-sifret bestillingsnummer som må fremgå på fakturaen
- Alle kjøp som ikke skjer på bakgrunn av bestilling i innkjøps- og logistikksystem må merkes med internt kostnadssted på 4-6 siffer
- Samlefakturering av flere bestillinger eller til flere kostnadssteder ønskes ikke
Dersom informasjon om bestillingsnummer eller kostnadssted ikke er oppgitt ved kjøp må navn på bestiller oppgis.
- Fakturaer til helseforetak skal ikke være merket med Helse Nord RHF
- Fakturaer til Helse Nord RHF og Helse Nord IKT skal være merket ulikt selv om det de har samme juridiske organisasjonsnummer
- Fakturaer skal ikke være adressert til privatpersoner
- Fakturaer skal ikke være adressert til delinstitusjoner f eks et sykehus eller en DPS
Ved feil fakturamottaker må det utstedes kreditnota og ny faktura til rett adressat
- Krav til salgsdokument i forskift om bokføring § 5-1-1 er ikke oppfylt
- Kan innebære at utbetalingen skal skje som lønn, ikke som inngående faktura ◾ Se informasjon om krav til å være næringsdrivende på Skatteetaten
- Betalinger over lønn krever at fødselsnummer blir oppgitt
- Krav som skal betales over lønn skal ikke sendes til fakturamottaket
- Kan ha betydning for utsteders eget skatteoppgjør
Dette kan innebære at ytterligere informasjon må sendes inn for at beløpet skal bli betalt.
Andre forhold:
- Det må forventes en behandlingstid på ca. 30 dager for å sikre at vi kan gjennomføre tilstrekkelig kontroll av mottatte krav.
- Rentekrav knyttet til kortere betalingsfrist blir i utgangspunktet ikke akseptert.
- Rentekrav knyttet til feil eller dårlig merket faktura aksepteres ikke.
- Sensitiv informasjon på fakturaer må begrenses.
- Informasjon bør i størst mulig grad anonymiseres slik at ikke navn og fødselsnummer fremgår av faktura eller vedlegg. Slik informasjon skal kun oppgis dersom det blir bedt konkret om dette fra mottaker.
- Alternative måter for å kommunisere sensitiv informasjon på bør vurderes.
Organisasjonsnummer
Helseforetakene er registrert i ELMA med følgende organisasjonsnummer:
- Helse Nord RHF
- Finnmarkssykehuset HF
- Universitetssykehuset Nord-Norge HF
- Nordlandssykehuset HF
- Helgelandssykehuset HF
- Sykehusapotek Nord HF
- Helse Nord IKT
Kontaktinformasjon
Spørsmål om til det enkelte helseforetak kan rettes til følgende e-postadresser:
Helse Nord RHF
Finnmarkssykehuset
Universitetssykehuset Nord-Norge
Nordlandssykehuset
Helgelandssykehuset
Sykehusapotek Nord
Helse Nord IKT