E-handel–elektronisk handelsformat (EHF)
Elektronisk handelsformat
Er du leverandør til foretak i Helse Nord fakturerer du oss med elektronisk faktura i henhold til standarden elektronisk handelsformat.
E-handel ved hjelp av elektronisk handelsformat innebærer meldingsutveksling mellom kjøper og selger i henhold til Digitaliseringsdirektoratets anbefalte EHF-standard som er basert på den europeiske PEPPOL-standarden.
Helse Nord har tatt i bruk EHF-formatet på følgende meldingstyper:
- Faktura
- Katalog
- Ordre
- Ordrebekreftelse
- Pakkseddel
Ordre, ordrebekreftelse og pakkseddel vil vi innføre i samarbeid med hver enkelt leverandør. Vi oppfordrer da leverandører til å ta kontakt for etablering av EHF ordre og ordrebekreftelse.
Hvordan komme i gang som leverandør?
Er du tilknyttet aksesspunkt og registrert i ELMA?
For å få til reell e-handel må både kjøper og selger være tilknyttet et aksesspunkt som støtter alle meldingstyper og være registrert i ELMA -registeret.
Se Difis oversikt over EHF-aksesspunktleverandører og hvilke meldingstyper de støtter:
Hva er et Aksesspunkt
Aksesspunkt for EHF og BIS formater
ELMA Adresseregister
Har du signert samhandlingsavtale med Helse Nord?
Helse Nord vil inngå én felles samhandlingsavtale med hver enkelt leverandør vi vil handle elektronisk med. Samhandlingsavtalen skal være et tillegg til den kommersielle avtalen (mellom kjøper og selger).
Avtale om elektronisk samhandling (PDF)
EHF – katalog
I Helse Nord bygger vi avtaleinnholdet i vårt innkjøpssystem etter EHF-kataloger leverandørene sender inn. Uten katalog vil ikke produktene i avtalen være tilgjengelig i innkjøpssystemet som foretakene i Helse-Nord benytter.
I avtale om elektronisk samhandling punkt 1 sier avtalen «Leverandør plikter å levere EHF katalog snarest mulig og senest 10 arbeidsdager etter ny avtale er signert elektronisk».
Ved oppdatering/endring sier avtalen at ny EHF-katalog må sendes «Minimum 7 dager før endringer trer i kraft».
For å sikre at vi alltid har rette produkter til korrekt pris tilgjengelig er det viktig at vi får inn EHF-katalog og oppdateringer av disse iht. frister i denne avtalen.
Ved spørsmål kontakt oss på: Avtaleforvaltning@helse-nord.no
Leverandørinformasjon for elektronisk samhandling (PDF)
Hvordan sende en EHF-ordre, EHF-ordrebekreftelse og EHF-pakkseddel
EHF-ordre, -ordrebekreftelse og -pakkseddel vil vi innføre i samarbeid med hver enkelt leverandør. Vi oppfordrer da leverandører til å ta kontakt med Helse Nord RHF på e-post: erpforvaltning@helse-nord.no
Fakturaadresser (EHF-faktura), organisasjonsnummer og kontaktinformasjon
Helse Nord RHF og underliggende helseforetak er registrert i det elektroniske adresseregisteret ELMA med følgende organisasjonsnummer:
Helse Nord RHF
Kontakt: regnskap@helse-nord.no
Finnmarkssykehuset HF
Kontakt: regnskap@finnmarkssykehuset.no
Universitetssykehuset Nord-Norge HF
Kontakt: purringer@unn.no
Nordlandssykehuset HF
Kontakt: leverandor@nlsh.no
Helgelandssykehuset HF
Kontakt: mqn-purringer@helgelandssykehuset.no
Sykehusapotek Nord HF
Kontakt: sykehusapotek.nord@unn.no
Helse Nord IKT
Kontakt: wenche.dreyer.naimak@hn-ikt.no
E-post- og postfaktura
Helse Nord RHF
Fakturamottak
Postboks 3230
7439 Trondheim
NB! Faktura kan sendes som vedlagt PDF-fil til adressen under. (Andre filformater godtas ikke.) Ved e-post skal det kun være én faktura m/vedlegg i hver pdf-fil.
invoice.3230@kollektor.no
Krav til faktura
For å sikre rask behandling av mottatte fakturaer og betaling i tide er det viktig at formelle krav er oppfylt, og at merkingen er presis.
Dette innebærer konkret at:
- Krav til salgsdokument er oppfylt
- Faktura er merket med bestillingsnummer (10 siffer) eller internt kostnadssted (4-6 siffer)
- Det ønskes ikke samlefakturering av flere bestillinger
Vanlig feil som medfører lengre behandlingstid:
- Feil beløp på fakturaen
- Feil pris
- Manglende leveranse
Ved feil beløp må det utstedet kreditnota på hele eller deler av fakturaen, delbetaling vil ikke bli foretatt
- Upresis merking i feltet ”Deres ref”
- Alle kjøp som skjer på grunnlag av bestilling i innkjøps- og logistikksystem har et 10-sifret bestillingsnummer som må fremgå på fakturaen
- Alle kjøp som ikke skjer på bakgrunn av bestilling i innkjøps- og logistikksystem må merkes med internt kostnadssted på 4-6 siffer
- Samlefakturering av flere bestillinger eller til flere kostnadssteder ønskes ikke
Dersom informasjon om bestillingsnummer eller kostnadssted ikke er oppgitt ved kjøp må navn på bestiller oppgis.
- Fakturaer til helseforetak skal ikke være merket med Helse Nord RHF
- Fakturaer skal ikke være adressert til privatpersoner
- Fakturaer skal ikke være adressert til delinstitusjoner f eks et sykehus eller en DPS
Ved feil fakturamottaker må det utstedes kreditnota og ny faktura til rett adressat
- Krav til salgsdokument i forskrift om bokføring § 5-1-1 er ikke oppfylt
- Kan innebære at utbetalingen skal skje som lønn, ikke som inngående faktura ◾ Se informasjon om krav til å være næringsdrivende på Skatteetaten
- Betalinger over lønn krever at fødselsnummer blir oppgitt
- Krav som skal betales over lønn skal ikke sendes til fakturamottaket
- Kan ha betydning for utsteders eget skatteoppgjør
Dette kan innebære at ytterligere informasjon må sendes inn for at beløpet skal bli betalt.
Andre forhold
- Det må forventes en behandlingstid på ca. 30 dager for å sikre at vi kan gjennomføre tilstrekkelig kontroll av mottatte krav.
- Rentekrav knyttet til kortere betalingsfrist blir i utgangspunktet ikke akseptert.
- Rentekrav knyttet til feil eller dårlig merket faktura aksepteres ikke.
- Sensitiv informasjon, som for eksempel fødselsnummer, skal ikke fremkomme på fakturaer.
Avtaler med private leverandører av helsetjenester
Helse Nord RHF tilbyr hovedsakelig behandlingstilbud gjennom
helseforetakene i regionen, men private institusjoner er viktige samarbeidspartnere.
Private avtalespesialister står for en stor del av poliklinisk aktivitet i regionen. Avtalespesialistene er både legespesialister innen flere ulike fagområder, psykologer og psykiatere.
Inngåelse av avtaler med private institusjoner
Lov om offentlig anskaffelse
Helse Nord RHF inngår avtaler med private institusjoner etter en anskaffelse som gjennomføres i tråd med lovverket på dette området. Lov om offentlig anskaffelse regulerer åpenhet og gjennomsiktighet i prosessene. Det utarbeides alltid konkurransegrunnlag og klare spesifikasjoner av hva som skal kjøpes. Hvilke kriterier institusjonene som levere tilbud blir evaluert etter, er alltid kjent på forhånd.
Ny anskaffelse gjøres kjent gjennom den offentlig portalen for anskaffelser, Doffin.
DOFFIN (Database for offentlige innkjøp)
Rammeavtaler og ytelsesavtaler
Det inngås som regel rammeavtaler med leverandørene innenfor en periode. Det er også inngått mer langsiktig, løpende avtaler - innenfor for eksempel rehabilitering og rusbehandling.
Rammeavtalen beskriver overordnet hvordan avtalen mellom partene skal være, og hva som skal kjøpes. Ytelsesavtalene beskriver konkret hva som skal leveres av tjenester for det enkelte år.
Det er mulig å få se alle avtaledokumenter, men disse sladdes i henhold til taushetspliktbestemmelsene om forretningshemmeligheter. (§13 i offentl. Jf § 13 1. ledd nr 2 i forvaltningsloven).
Om å bli avtalepart
Ønsker dere å inngå avtale med Helse Nord RHF om leveranse av helsetjenester?
Ved inngåelse av avtaler med private leverandører plikter Helse Nord RHF å følge Lov og forskrift om offentlig anskaffelse.
Alle anskaffelser Helse Nord RHF ønsker å foreta må kunngjøres på Doffin. Doffin er den nasjonale kunngjøringsdatabasen for offentlige anskaffelser.
For å sikre at din bedrift ikke går glipp av interessante konkurranser kan dere opprette et abonnement på Doffin.no. Dere vil da motta en varsling når det lyses ut en konkurranse som dere som leverandør kan være interessert i å delta i.
Informasjon om anskaffelser og retningslinjer for dere som ønsker å gi et tilbud som leverandør finnes på DIFI – direktoratet for forvaltning og IT. Helse Nord RHF har inngått flere løpende avtaler innen ulike fagområder.
Det er ikke mulig å gi tilbud utenfor offentliggjorte konkurranser, eller på andre tjenester enn den Helse Nord RHF ber om i konkurranse.
Ønsker dere å bli avtalespesialist?
Avtalespesialister er privatpraktiserende leger eller psykologer/psykiatere som får driftstilskudd fra staten. Hver enkelt avtalespesialist har en individuell avtale med de regionale helseforetakene.
Ønsker dere å bli fritt behandlingsvalg-leverandør?
Ordningen fritt behandlingsvalg (FBV) ble innført 1. november 2015. Den innebærer at pasientene har muligheten til å velge hvor de ønsker å motta behandling, blant offentlige virksomheter og godkjente private aktører.
Det er HELFO som godkjenner FBV-leverandører.
Nyttige lenker