DIPS Arena i nord – nedtellingen har startet

Etter en forsiktig oppstart ved Longyearbyen sykehus i november, ligger 2021 an til å bli det store innføringsåret for DIPS Arena i Helse Nord. Helgelandsykehuset nærmer seg startstreken.

UNN-medarbeider (foto: Marius Fiskum)
Journalsystemet DIPS Arena innføres ved samtlige sykehus i Nord-Norge. På bildet: Sykepleierne Marianne Kolsum Gulsta og Christina Jakobsen ved UNN Tromsø (foto: Marius Fiskum)

Innføring på rad og rekke

DIPS Arena innføres i alle helseforetakene i Helse Nord i løpet av 2021. Helgelandssykehuset starter i mars 2021 og Nordlandssykehuset følger etter i mai. I oktober følger Finnmarkssykehuset og Universitetssykehuset Nord-Norge avslutter i november. Rekkefølgen er samkjørt med innføringen av den regionale kurveløsningen MetaVision.

Stor overgang

DIPS Arena er et moderne og intuitivt system med en oppbygning og logikk som flere vil kjenne igjen fra andre systemer og løsninger, for eksempel når det gjelder søkefunksjon, navigering og personlig tilpasning av skjermbilder. Samtidig er Arena er et stort og funksjonsrikt system som har mye nytt og er veldig ulikt DIPS Classic. Overgangen til Arena blir derfor krevende og må forberedes godt. For erfarne brukere med Classic «i fingrene», blir avlæringen av Classic en ekstra utfordring. 

Prosjektleder for innføringen ved Helgelandssykehuset, Tom Dahlberg, tror likevel ikke brukerne vil ønske seg tilbake til Classic når de har blitt kjent med Arena. – Arena gir veiledning og støtte som på sikt gjør arbeidshverdagen litt enklere og raskere, sier prosjektlederen, som ser fram til å få det nye journalsystemet på plass ved Helgelandssykehuset.

Systembytte

Arena inneholder mye ny eller sterkt forbedret funksjonalitet. Planlegging og gjennomføring av operasjon, vedtakshåndtering og bestilling av klinisk kjemi, mikrobiologi og patologi er eksempler på funksjonalitet som er betydelig endret. På mange områder påvirkes også arbeidsprosessene og ansvar for registrering kan bli forskjøvet mellom profesjonene. Dette må enhetene kjenne til i god tid før innføringen slik at de kan absorbere og tilpasse rutiner og driften til endringene.

Innføring i koronaens tid

Å innføre Arena med strenge korona tiltak krever nytenkning og digitale løsninger både for opplæring og brukerstøtte. Å samle DIPS-brukere og instruktører fysisk i et kursrom innebærer smitterisiko. Det samme gjør «hjelpere» som går mellom enhetene i oppstartsfasen. – Dette er en luksus vi ikke kan unne oss uten streng risikovurdering og avklaring med ledelsen, sier Tom Dahlberg.

– Slik smittesituasjonen er nå kan vi ikke samle helsepersonell til fysiske kurs, sier opplæringsansvarlig ved Helgelandssykehuset, Espen Walla Sørensen. – Vi har derfor forsterket det digitale opplæringstilbudet slik at vi kan innføre Arena på tross av korona. Samtidig har vi identifisert grupper og områder med størst behov for klasseromskurs, og må vurdere nærmere oppstart om vi kan samle folk til klasseromskurs eller om alt må gjennomføres digitalt.

Brukernes lille hjelper – Arenaportalen

Arenaportalen er prosjektets digitalt plattform for alt støtte- og opplæringsmateriell og vil være et kjerneverktøy for alle som skal ta i bruk Arena. Her finner man brukerveiledninger, e-læringskurs, videoer, hurtigguider, ofte stilte spørsmål og mye annet. Arenaportalen er tilgjengelig både fra intranett og internett. Ved å scanne QR-koden får man Arenaportalen opp på mobilen samtidig som man jobber i Arena på PCen:

Arenaportalen QR-kode

Gode forberedelser – halve jobben

De enhetene som forbereder seg best vil også lykkes best med å ta i bruk Arena. Lederne må forstå hva Arena innføringen innebærer, og sette seg godt inn i hvordan Arena treffer enhetene. Dette inkluderer hvilke arbeidsprosesser som vil bli endret, lokale tilpasninger av prosedyrer og rutiner, hvordan opplæringen skal foregå og måles, og når drift og bemanning må tilpasses - for å nevne noe.

UNN-medarbeider (foto: Marius Fiskum)

VIKTIG Å FORBEREDE SEG: Sett av tid til informasjon, kurs og egentrening. Marianne Kolsum Gulsta, Silje-Katrin Mathisen, Alexander Wang og Siw Elin Aune Johansen ved UNN Tromsø skal alle på opplæring i forkant av innføringen (foto: Marius Fiskum).

God kommunikasjon og god opplæring av alle ansatte er kritiske suksessfaktorer, og det må settes av nok tid til informasjon, kurs og egentrening. Digital opplæring krever større disiplin og mer selvstendig ansvar for opplæring og egentrening enn klasseromsundervisning.

For å hjelpe ledere og andre sentrale personer med å forstå endringene Arena medfører og hvilke forberedelser som kreves, tilbyr prosjektet Arenaskole for ledere og andre nøkkelpersoner i helseforetakene, i tillegg til informasjonsmøter, sjekklister og annen støtte i forbindelse med innføringen.

På den positive siden gir digitale opplæringsmetoder enheter og brukere mer fleksibilitet til gjennomføring av kurs og egentrening. Det forenkler også samarbeid på tvers av regionen, for eksempel ved at en instruktør i Bodø kan holde virtuelt kurs på Mo. 

Godt bemannet brukerstøtte 

Oppstartstøtte med stedlige ressurser som rullerer i lokalene innebærer også smitterisiko og vil i stor grad erstattes av digitale løsninger under rådende koronasituasjon. Chattelenker og åpne digitale møter hvor brukere kan logge seg på for å få hjelp blir godt annonsert. Sammen med en godt bemannet og kyndig brukerstøtte blir de avgjørende for å unngå frustrasjoner og belastning på driften under oppstart. 

Følg med i alle kommunikasjonskanaler 

Prosjektets aktiviteter vil annonseres på mail, intranett, infoskjermer og i sosiale medier i helseforetakene. I tillegg vil kontaktpersoner i enhetene holdes løpende informert om stort og smått enhetene trenger vite om før, under og etter innføringen. Erfaringsvis er det krevende å nå alle ansatte med god nok informasjon og ledere oppfordres til å sette Arena fast på agendaen på avdelingsmøter, fagdager, allmøter og andre etablerte fora for å informere, kjøre visninger og diskutere forberedelser. 

– Vi stiller også gjerne til informasjonsmøter, kjører demoer eller hjelper til på andre måter, sier regional prosjektleder Heidi Johansen, som villig rykker ut for å snakke med helsepersonell og ledere på alle nivåer sammen med de lokale prosjektlederne i helseforetakene.

Klinikernes verktøy

– Vårt mål er at kvaliteten på systemet, opplæringen og brukerstøtten sammen skal gi brukerne en god opplevelse og et godt verktøy til sitt arbeid med pasientene, sier prosjektlederen. – Ut fra det vi vet i dag, både fra egne og andres erfaringer, blir Arena et løft som vil bidra til å lette hverdagen for helsepersonell, pasienter og samarbeidspartnere utenfor sykehusene. Johansen tilføyer: – Likevel er det helsepersonellet som vet best hvor skoen trykker og hvordan systemene best kan støtte arbeidet deres. De er nøkkelen for å optimalisere og ta ut muligheten i Arena etter innføringen. Helseforetakene og de regionale drifts- og forvaltningsmiljøene må sammen legge til rette for en robust og god oppfølging av Arena etter at løsningen er tatt i bruk i klinikken. Da først får vi klinikernes beste verktøy.